Traitement des données personnelles

INFORMATION SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

(MEMBRES ET UTILISATEURS)

Conformément au Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données personnelles (RGPD)

Dans le respect des dispositions du Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données personnelles (« RGPD ») et du Code italien de la protection des données personnelles (décret législatif n° 196/2003, tel que modifié par le décret législatif n° 101/2018), nous vous informons que notre organisation agit en qualité de responsable du traitement des données personnelles vous concernant.

Le traitement des informations vous concernant est effectué dans le respect des principes de loyauté, de licéité et de transparence, afin de protéger votre vie privée et vos droits.

1. Responsable du traitement et coordonnées

Le responsable du traitement des données personnelles est DENTROFUORI ETS, dont le siège social est situé Via Piero Capponi 19, Milan, Italie.

Pour toute information concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter le responsable du traitement à l’adresse suivante :

dentrofuoriets@gmail.com

2. Catégories de données personnelles traitées

Le traitement peut porter sur les catégories de données personnelles suivantes, dans la mesure où elles sont strictement pertinentes au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées :

Données d’identification, telles que nom et prénom, adresse, lieu et date de naissance, pièce d’identité, numéro fiscal, etc. ;
Coordonnées, telles que numéro de téléphone et adresse e-mail ;
Informations relatives à la formation, à la culture et à l’activité professionnelle, telles que diplômes, parcours de formation, profession, emploi actuel et/ou antérieur.

Les données peuvent être collectées notamment dans les situations suivantes :

lors du remplissage d’un formulaire d’adhésion à l’association ou d’une demande d’adhésion effectuée par tout autre moyen ;
dans le cadre de la procédure d’adhésion à l’association ;
lors de la participation à des événements organisés par l’association ;
dans le cadre du suivi des participants à certains projets ;
lors de la participation à des salons, foires ou manifestations professionnelles ;
à l’occasion de demandes adressées par e-mail, par téléphone ou directement auprès de l’association.

En principe, le traitement ne porte pas sur des données sensibles, au sens de l’article 9 du RGPD relatif aux « catégories particulières de données à caractère personnel », telles que les données révélant l’origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques, les opinions politiques, l’appartenance à un parti politique, à un syndicat ou à certaines organisations, ainsi que les données relatives à la santé ou à la vie sexuelle.

3. Personnes concernées

Les données personnelles collectées concernent notamment :

les membres de l’association ;
les personnes susceptibles de devenir membres ;
les utilisateurs des services proposés par l’association ;
les personnes participant aux événements ou initiatives organisés par le responsable du traitement ;
les personnes qui contactent simplement l’association afin d’obtenir des informations.

4. Finalités du traitement et bases juridiques

Le traitement des données personnelles est effectué pour différentes finalités. Certaines sont directement liées aux activités institutionnelles de l’association, tandis que d’autres concernent des initiatives spécifiques.

Les données peuvent notamment être traitées afin de :

collecter les données des membres et gérer les fichiers correspondants ;
envoyer des communications relatives à la vie associative ;
organiser, promouvoir et mettre en œuvre les activités et initiatives organisées ou réalisées par l’association, notamment l’envoi, sous format numérique et/ou papier, d’invitations, de communications et de documents relatifs aux événements et activités ;
traiter et répondre aux demandes des utilisateurs reçues par l’intermédiaire de canaux numériques (site internet, réseaux sociaux, e-mail, etc.) ou directement lors de rencontres, événements, salons et manifestations professionnelles ;
satisfaire aux obligations comptables, administratives, fiscales et autres obligations prévues par la législation italienne, européenne ou internationale.

Si le responsable du traitement devait introduire de nouvelles finalités de traitement différentes de celles décrites dans la présente information, celle-ci serait mise à jour et, lorsque cela est requis, le consentement de la personne concernée serait recueilli selon les modalités appropriées.

La base juridique du traitement repose principalement sur l’exécution de la relation contractuelle entre les parties ainsi que sur le respect des obligations légales.

Les données peuvent également être traitées sur la base de l’intérêt légitime du responsable du traitement, notamment afin d’entretenir la relation avec ses membres, de rendre compte des activités réalisées et de communiquer toute initiative les concernant.

Lorsque cela est nécessaire, un consentement explicite sera recueilli. La personne concernée peut retirer son consentement à tout moment en contactant le responsable du traitement, sans que ce retrait n’affecte son adhésion à l’association.

Dans le cadre de la participation à des initiatives publiques en matière d’innovation sociale et à des appels à projets, y compris européens, l’association peut également agir en qualité de sous-traitant du traitement, au sens de l’article 28 du RGPD, lorsqu’elle est désignée à ce titre par l’organisme agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de ces projets, les finalités du traitement peuvent également inclure des activités de suivi liées à la gestion du projet. La base juridique du traitement repose alors sur l’exécution d’une mission d’intérêt public.

5. Utilisation de photographies et de contenus audiovisuels

Les événements publics ou présentant un caractère d’intérêt public organisés par l’association peuvent donner lieu à la captation et au traitement de contenus audio et vidéo (ci-après le « Matériel ») par l’association et par les personnes qui l’assistent dans ce cadre, dans le respect de la dignité et de l’image des personnes concernées.

Le Matériel peut être publié et diffusé par différents moyens d’information, notamment :

le site internet de l’association ;
ses réseaux sociaux ;
des brochures ;
des supports d’information ;
des supports à caractère pédagogique ou culturel ;

ou lorsque les prises de vue sont liées à des faits, événements ou cérémonies présentant un intérêt public ou se déroulant dans un lieu public, conformément à l’article 97 de la législation italienne relative à la protection du droit d’auteur.

Dans ces situations, le consentement explicite des personnes photographiées ou filmées n’est pas nécessaire.

Toute personne qui souhaite demander le retrait d’une photographie la représentant ou qui ne souhaite pas être photographiée ou filmée pendant un événement peut contacter le responsable du traitement. Celui-ci examinera la possibilité de procéder au retrait du contenu concerné.

Lorsque des photographies ou des vidéos sont réalisées dans le cadre d’événements privés, le responsable du traitement veillera à fournir une information appropriée et à recueillir les consentements nécessaires auprès des personnes concernées.

6. Modalités et durée du traitement

Les données personnelles sont traitées au moyen de procédures et de supports électroniques et/ou manuels, notamment sur support papier, pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et, en tout état de cause, conformément aux dispositions légales applicables.

L’association est également tenue de conserver certaines informations en application d’obligations légales, notamment pour des raisons administratives et fiscales, ainsi que pendant une durée raisonnablement nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, résoudre d’éventuels litiges et prévenir les fraudes et les abus.

Le responsable du traitement a mis en place des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données personnelles.

Pour certaines activités de traitement, notamment celles liées au suivi des projets financés, les données peuvent être pseudonymisées et/ou agrégées.

7. Caractère obligatoire ou facultatif de la fourniture des données

De manière générale, la fourniture des données nécessaires à l’adhésion à l’association, au respect des obligations légales et à l’exécution de la relation contractuelle est obligatoire.

Le refus, total ou partiel, de fournir ces données ou de permettre leur traitement peut empêcher le responsable du traitement de donner suite à la relation associative et/ou entraîner l’interruption de celle-ci.

Pour toutes les autres finalités, la fourniture des données personnelles reste facultative.

Le refus de fournir ces données peut uniquement entraîner l’impossibilité de bénéficier du service ou de la réponse demandée, ou de recevoir dans les meilleures conditions les informations relatives à la vie associative.

8. Communication et transfert des données personnelles

Les données personnelles peuvent être accessibles aux personnes spécifiquement désignées et autorisées à les traiter, qui reçoivent à ce titre les instructions opérationnelles appropriées.

Elles peuvent également être traitées par des personnes physiques ou morales externes auxquelles le responsable du traitement fait appel dans le cadre de la gestion de ses relations avec les utilisateurs ou pour la réalisation de ses missions institutionnelles.

Ces personnes ou organisations peuvent agir en qualité de sous-traitants, conformément à l’article 28 du RGPD, ou en qualité de responsables de traitement indépendants lorsqu’il n’existe pas de fondement justifiant leur désignation en tant que sous-traitants.

Les données peuvent être communiquées à d’autres organismes publics ou privés, notamment :

collectivités ou organismes locaux ;
organismes publics italiens ou européens ;
autorités de contrôle ;
forces de l’ordre ;
établissements bancaires ;
partenaires de projets ;

uniquement lorsque cette communication est nécessaire au respect d’une obligation légale ou contractuelle et dans le cadre des finalités décrites dans la présente information.

La gestion et la conservation des données personnelles sont effectuées dans le cloud et/ou sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Lorsque, pour des raisons organisationnelles ou technologiques spécifiques, un transfert de données en dehors de l’Union européenne devait être nécessaire, le responsable du traitement s’engage à garantir un niveau de protection approprié des données personnelles, conformément aux dispositions applicables du chapitre V du RGPD (articles 45, 46 et 49), notamment au moyen de clauses contractuelles types lorsque cela est requis.

Les données personnelles ne font l’objet d’aucune diffusion publique sans l’autorisation des personnes concernées, sauf lorsque la loi prévoit une exception.

9. Droits des personnes concernées

Le RGPD reconnaît aux personnes concernées différents droits, notamment ceux prévus aux articles 15 à 22.

La personne concernée dispose notamment des droits suivants :

Droit d’accès, comprenant notamment :
- le droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles la concernant font ou non l’objet d’un traitement ;
- le droit d’être informée de tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale ;
- le droit d’obtenir une copie des données personnelles faisant l’objet d’un traitement, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui ;
Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
Droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli ») ;
Droit à la limitation du traitement ;
Droit d’être informée, dans les conditions prévues par le RGPD, des mesures prises à la suite d’une demande de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement ;
Droit à la portabilité des données ;
Droit d’opposition au traitement de ses données personnelles.

La personne concernée dispose également du droit d’être informée dans les meilleurs délais lorsqu’une violation de données personnelles est susceptible de porter atteinte à ses droits et libertés.

Enfin, la personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle italienne :

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11
00187 Rome, Italie
E-mail : urp@gpdp.it